Henkilötietojen käsittelyä koskevat ja evästeiden käytön periaatteet

Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa, miten Schlössle Hotel Group AS (jäljempänä Schlössle) käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja rekisterinpitäjänä toimiessaan.

Schlössle käsittelee henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679) ja muiden kotimaisten ja eurooppalaisten säädösten mukaan.

Käsittely tämän tietosuojakäytännön yhteydessä tarkoittaa kaikkea henkilötietojen käsittelyä tai käsittelysarjaa riippumatta siitä, suoritetaanko se automaattisin menetelmin, kuten henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, muokkaaminen tai muuttaminen, valikointi, haku, tutkiminen, käyttö, luovuttaminen toimittamalla, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, yhteensovittaminen tai yhdistäminen sekä suojaaminen, poistaminen tai hävittäminen.

Henkilötiedot tämän tietosuojakäytännön yhteydessä tarkoittavat kaikkia rekisteröityyn liittyviä tietoja, joita voidaan käyttää suoraan tai epäsuorasti henkilön tunnistamiseen, kuten nimi, sähköpostiosoite tai muut yhteystiedot.

Rekisterinpitäjä tämän tietosuojakäytännön yhteydessä tarkoittaa Schlössleä, joka on määrännyt henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Schlössle on yritys, jolla on kolme hotellia: Hotel St. Petersbourg ja Schlössle Hotel Tallinnassa ja Grand Palace Hotel Riiassa. Voit ottaa meihin yhteyttä käyttämällä niiden yhteystietoja:

Schlössle Hotel (Tallinna):
E-mail: sch@schlossle-hotels.com
Puhelin: + 372 699 7700

Grand Palace Hotel (Riika):
E-mail: info@grandpalaceriga.com
Puhelin: + 371 6704 4000

1. Tietosuojakäytännön tarkoitus

Tämän tietosuojakäytännön tarkoitus on antaa tietoa, varmistaa avoimuus ja selittää, mitä henkilötietojasi keräämme, miksi keräämme näitä tietoja ja mitä teemme näillä tiedoilla. Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa myös tietosuojaa koskevia velvollisuuksiamme ja vastuita.

Kiinnitämme suurta huomiota jokaisen asiakkaan yksityiselämän suojaamiseen. Siksi toteutamme tarvittavat tekniset, fyysiset ja organisatoriset turvatoimet henkilötietojesi suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoamiselta ja luvattomalta käytöltä.

2. Mitä henkilötietojasi keräämme ja keneltä hankimme nämä tiedot?

Keräämme ja käsittelemme seuraavia sinua koskevia tietoja:

• Perushenkilötiedot: esimerkiksi etu- ja sukunimi, syntymäaika tai henkilötunnus.
• Yhteystiedot: esimerkiksi kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Matkustajalomakkeen tiedot: tiedot majoittujista, joiden keräämistä matkailulaki majoitusliikkeiltä vaatii, esim. kansalaisuus, mukana olevan puolison ja alaikäisten lasten nimet, syntymäaika ja -paikka, saapumis- ja lähtöpäivä jne.
• Luottokorttitiedot: esimerkiksi kortin numero, haltijan nimi ja kortin viimeinen voimassaolopäivä.
• Valvontakameratallenteet: majoitusliikkeessämme oleskellessasi sen julkisissa tiloissa voi turvallisuussyistä olla valvontakameroita.
• Tiedot henkilökohtaisista mieltymyksistä: esimerkiksi ruokavaliota tai majoitusoloja koskevat.

Käsittelemämme henkilötietosi saamme sinulta itseltäsi, kun teet varauksen tai kyselyn verkkosivuilla, puhelimitse tai sähköpostitse tai ostat palveluja itse paikalla.

Tietojasi välittävät meille myös matkatoimistot, varauspalvelut ja muut majoituspalveluja välittävät henkilöt, joiden kautta olet tilannut tarjoamiamme majoitus- tai muita palveluja.

3. Miksi tarvitsemme tietojasi? Mitä tapahtuu, jos et esitä meille tietoja?

Käytämme tietojasi tarjotaksemme sinulle majoitus- ja/tai muita tilaamiasi palveluja, täyttääksemme toimintaamme koskevia lakisääteisiä velvollisuuksia ja saavuttaaksemme yleisiä liiketoimintatavoitteita.

• Perushenkilötiedot: tarvitsemme näitä tunnistaaksemme henkilöllisyytesi, jotta voisimme olla varmoja siitä, että palveluja tarjotaan samalle henkilölle, jota varten ne on tilattu.
• Yhteystiedot: tarvitsemme näitä ottaaksemme sinuun yhteyttä majoitus- tai ravintolapalvelujen tarjoamista koskevissa asioissa, mutta myös markkinointiaineistojen lähettämiseen, jos olet ilmoittanut olevasi kiinnostunut siitä. Yleensä otamme sinuun yhteyttä puhelimitse tai sähköpostitse, mutta tietyissä tilanteissa voimme joutua käyttämään kotiosoitettasi (esim. jos muut viestintämuodot eivät toimi).
• Matkustajalomakkeen tiedot: näiden keräämistä meiltä vaatii matkailulaki. Tällaisten tietojen käyttötarkoituksena voi olla ongelmien, esimerkiksi laittomaan maahantuloon liittyvien riskien, ehkäisy.
• Luottokorttitiedot: tarvitaan turvaamaan tietyn rahamäärän varaaminen luottokortistasi maksuna tilaamistasi palveluista tai kulujen korvauksena.
• Valvontakameratallenteet: tarvitaan turvallisuuden takaamiseksi tiloissa, turvallisuutta vaarantavien tapahtumien ehkäisemiseksi ja tarvittaessa niiden tutkimiseksi.
• Tiedot henkilökohtaisista mieltymyksistä: käytämme tietoja silloin, kun pyydämme niitä tai silloin, kun annat niitä vapaaehtoisesti, tarjotaksemme sinulle parempia palveluja tarpeidesi ja toiveidesi mukaan.

Emme voi tarjota sinulle majoituspalveluja, jos et esitä meille matkustajalomakkeen tietoja.

Joskus voimme käsitellä henkilötietojasi muistakin syistä. Yritämme varmistaa, että asianosaiset ovat tietojen keräämisen aikana tietoisia tietojen käsittelyn tarkoituksista. Pyrimme tiedottamaan heille niistä mahdollisimman pian henkilötietojen saamisen jälkeen tai ennen niiden muista syistä tapahtuvaa käsittelyä, jos tietojen keräämisen aikana tapahtuva tiedottaminen ei ole ollut mahdollista tai järkevää.

4. Millä oikeusperustalla käsittelemme tietojasi?

Käsittelemme tietojasi eri oikeusperustoilla.

• Suostumus: Tällä oikeusperustalla lähetämme sinulle markkinointiaineistoja, kuten uutiskirjeitä ja tarjouksia.
• Sopimus: Tällä oikeusperustalla luomme kanssasi sopimussuhteen tai täytämme allekirjoitettua sopimusta.
• Lakisääteinen velvollisuus: Tällä oikeusperustalla noudatamme lakisääteisiä velvollisuuksiamme, joita ovat muun muassa matkustajalomakkeen täyttäminen ja säilyttäminen 2 vuoden ajan.
• Elintärkeä etu: Tällä oikeusperustalla suojaamme sinun tai muiden henkilöiden elintärkeitä etuja, esimerkiksi luovuttaessamme tietojasi hätätilanteessa ambulanssin henkilökunnalle.
• Oikeutettu etu: Tällä oikeusperustalla ajamme sellaisia etuja kuin yrityksen johtaminen ja sen liiketoiminnan yleinen toteuttaminen sekä laittomien toimintojen ja petosten havaitseminen.

5. Kenen kanssa jaamme tietojasi?

Emme jaa antamiasi tietoja muissa kuin jäljempänä kuvailluissa rajoitetuissa tapauksissa ja sellaisissa tapauksissa, jotka ovat välttämättömiä tässä tietosuojakäytännössä kuvailtujen tavoitteiden saavuttamiseksi:

• Tytäryhtiöt ja etuyhteydessä olevat yritykset: voimme jakaa henkilötietojasi Euroopan unionissa sijaitsevien tytäryhtiöidemme ja etuyhteydessä olevien yritysten kanssa.
• Palveluntarjoajat: kuten monet muutkin yritykset, voimme tilata luotettavilta kolmansilta osapuolilta tietojenkäsittelypalveluja, esimerkiksi tietotekniikkapalveluja.
• Viranomaiset ja valtiolliset elimet: voimme jakaa tietoja, jos meillä on lakisääteinen velvollisuus jakaa niitä viranomaisten kanssa tai jos tietojen jakaminen on välttämätöntä oikeuksiemme turvaamiseksi.
• Ammattimaiset konsultit ja muut asiantuntijat: voimme jakaa tietojasi ammattimaisten konsulttien, esimerkiksi tilintarkastajien, asianajajien, kirjanpitäjien ja muiden henkilöiden kanssa, jotka ovat vastuussa konsulttipalvelujen tarjoamisesta.

Jakaessamme tietojasi edellä mainittujen henkilöiden kanssa varmistamme tietojesi suojaamisen tekemällä kyseisten henkilöiden kanssa tietojenkäsittelysopimuksen.

Emme säilytä tietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolella tai sellaisissa maissa, joissa yleinen tietosuoja-asetus (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679) ei ole voimassa, emmekä lähetä niitä sellaisiin maihin.

6. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin on tarpeen erilaisten tietojenkäsittelytavoitteiden saavuttamiseksi.

Henkilötietoja säilyttäessään yritys harkitsee seuraavia kriteerejä:

• Tietojasi säilytetään niin kauan kuin on tarpeen palvelujen tarjoamiseksi.
• Jos henkilöllä on asiakastili tai kanta-asiakaskortti, hänen henkilötietojaan säilytetään tilin tai kortin voimassaoloajan loppuun asti tai niin kauan kuin yksilöllisten palvelujen tarjoaminen sitä vaatii.
• Jos yrityksellä on lakisääteinen, sopimusperusteinen tai muu vastaava velvollisuus säilyttää henkilötietoja, tietoja säilytetään niin kauan kuin sellaisen velvollisuuden täyttäminen sitä vaatii.
• Sopimussuhteen päätyttyä joitakin tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilöllä (rekisteröidyllä) tai itse yrityksellä on sopimuksen mukaan oikeus esittää vastapuolelle vaatimuksia.

Esimerkiksi matkustajalomakkeen tietoja säilytetään matkailulain mukaan 2 vuoden ajan lomakkeen täyttämisestä. Luottokorttitietoja säilytetään kuitenkin vain siihen asti, kun majoituspalvelut on tarjottu asianmukaisella tavalla, meidän välisemme sopimuksen mukaan.

7. Mitä henkilötietojasi koskevia oikeuksia sinulla on?

Sinulla ovat rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

1. Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihisi – sinulla on oikeus tietää, mitä sinua koskevia tietoja säilytämme ja miten niitä käsittelemme.

2. Oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista – sinulla on oikeus pyytää virheellisten, epätarkkojen ja puutteellisten henkilötietojesi korjaamista.

3. Oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”) – tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus pyytää, että poistamme henkilötietosi (esim. jos emme enää tarvitse niitä, jos sanot irti sopimuksen, joka oikeuttaa meitä käsittelemään näitä tietoja, jne.).

4. Oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista – tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus kieltää tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tietyksi ajaksi (esim. jos olet esittänyt tietojen käsittelyä koskevan vastalauseen).

5. Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä – sinulla on erityistilanteessa oikeus esittää henkilötietojesi käsittelyä koskeva vastalause, jos tietoja käsitellään oikeutettujen etujemme tai suuren yleisön etujen mukaan. Henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksessa saat kuitenkin vastustaa milloin tahansa.

6. Oikeus siirtää tiedot – sinulla on oikeus vaatia, että lähetämme sinulle koneellisesti luettavassa muodossa henkilötiedot, jotka olet meille antanut. Voit vaatia myös, että nämä tiedot lähetetään suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Oikeus siirtää tiedot koskee vain sellaisia tietoja, joita käsittelemme sinun luvallasi tai kanssasi tekemämme sopimuksen täyttämiseksi.

7. Profiilianalyysi – sinulla on oikeus pyytää, että henkilötietoihisi perustuvia päätöksiä ei tehdä automaattisella tietojenkäsittelyllä eli profiloinnilla. Profilointi on toimintaa, jossa arvioidaan joitakin rekisteröidyn henkilökohtaisia aspekteja. Schlössle hyödyntää profilointia esimerkiksi sellaisten aspektien analysointiin tai ennustamiseen, jotka koskevat asiakkaan henkilökohtaisia mieltymyksiä, intressejä, käyttäytymistä, paikkaa tai liikkumista. Sitä tehdään tarjousten tekemisen tarkoituksessa.

8. Evästeiden käyttö

Evästeet ovat tiedostoja, jotka keräävät erilaista teknistä tietoa käyttäjän tietokoneesta, selaimesta ja sivuston käytöstä, esimerkiksi siitä, mitä sivuja käyttäjä on katsonut ja missä järjestyksessä. Evästeet mahdollistavat sivuston käytön ja sen eri osien suosion tilastoinnin sekä muun sivustossa tapahtuvan toiminnan seurannan. Evästeillä saatuja tietoja käytetään sivuston tekemiseksi helppokäyttöisemmäksi ja sivuston sisällön parantamiseksi.

Käytämme evästeitä voidaksemme tarjota sinulle parempaa palvelua. Sivustomme voivat muun muassa sisältää elementin, joka tallentaa evästeitä kolmansia henkilöjä varten.

Verkkosivuillamme käydessäsi sinulla on oikeus kieltää evästeiden tallentaminen tietokoneellesi. Silloin sinun tulee muistaa, että kaikki sivuston toiminnot eivät välttämättä ole saatavilla.

Käytämme sivustoissamme seuraavia evästetyyppejä:

• Pysyvät evästeet: tarvitaan sivuston selailua ja sen sisältöjen käyttöä varten. Jos ne on kielletty, et voi käyttää kaikkia sivuston toimintoja.
• Istuntokohtaiset evästeet: niiden avulla sivusto muistaa aikaisemmin tekemäsi valinnat (käyttäjänimi, kieliasetukset ym.) sekä mahdollistaa tehokkaampia ja yksilöllisempiä toimintoja.
• Seurantaevästeet: keräävät tietoa käyttäytymisestäsi sivustossa. Seurantaevästeillä saadut tiedot auttavat meitä tekemään sivustosta helppokäyttöisemmän.

9. Täytäntöönpanosäännös

Ottaen huomioon mahdolliset lainsäädännön muutokset, oikeuskäytännön sekä henkilötietojen korkeatasoisen suojaamisen varmistavien käytäntöjen ja teknologioiden kehittymisen, Schlössle pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön. Sen takia tämä tietosuojakäytäntö tarkistetaan säännöllisin väliajoin ja siihen tehdään tarvittaessa muutoksia